Una plantilla de cotización es un documento reutilizable donde registras qué vendes, a qué precio, con qué condiciones y hasta cuándo es válida la oferta. Para que sirva en Ecuador debe llevar datos del emisor y del cliente, detalle de ítems con cantidades y precios unitarios, subtotal, IVA, total, plazo de validez y forma de pago. Se completa en minutos y se envía en PDF el mismo día en que el cliente pregunta.
Esa velocidad es la diferencia entre ganar y perder el trabajo. En la mayoría de negocios pequeños del Ecuador —una ferretería de barrio, un técnico en refrigeración, una diseñadora freelance, un servicio de catering— el cliente pide precio a tres proveedores el mismo día. El que responde primero, con un documento ordenado, ya va ganando la mitad de la conversación.
Qué es una cotización y en qué se diferencia de una proforma y de una factura
Los tres documentos suenan parecido, pero hacen cosas distintas. Confundirlos te puede costar plata o un dolor de cabeza con el SRI.
La cotización es una oferta comercial. Le dices al cliente: "esto te puedo entregar, a este precio, en este plazo, y mantengo la oferta hasta tal fecha". No genera obligación tributaria y no obliga al cliente a comprar. Te obliga a ti a respetar el precio mientras esté vigente, y por eso la fecha de validez no es un adorno.
La proforma es prácticamente lo mismo en la práctica ecuatoriana: una cotización con formato más formal, que muchas empresas y entidades públicas piden para armar su presupuesto interno o justificar una compra. Si te piden "proforma", entrégales tu cotización con ese título y todos los datos completos. La diferencia es más de nombre que de fondo.
La factura es el documento tributario. Se emite cuando la venta ya ocurrió, entra en tu declaración de IVA y sirve al cliente para sustentar costos y crédito tributario. La factura sí te obliga frente al SRI; la cotización no.
| Documento | ¿Obliga al cliente? | ¿Obliga tributariamente? |
|---|---|---|
| Cotización | No | No |
| Proforma | No | No |
| Factura | Sí, es la venta | Sí |
La lógica del flujo es simple: cotizas, el cliente acepta, entregas o inicias el trabajo, y recién ahí facturas. Cotizar bien y rápido es lo que hace que la factura llegue a existir.
Los 10 datos que no pueden faltar en tu plantilla de cotización
Una plantilla de cotización que da confianza no es la más bonita, es la más completa. Estos son los campos que cierran ventas:
- Número o código de cotización. Algo como COT-2026-047. Te permite referirte a "la cotización 047" en un correo o una llamada sin explicar nada más.
- Fecha de emisión. Marca el inicio de la validez.
- Datos del emisor. Nombre o razón social, RUC (indica si eres RIMPE Emprendedor o Negocio Popular), dirección, teléfono y correo. Si tienes logo, va aquí.
- Datos del cliente. Nombre o razón social, RUC o cédula, y sobre todo el nombre de la persona de contacto. Cotizar "a la empresa" es cotizar a nadie.
- Detalle de ítems. Una línea por producto o servicio, con descripción clara. "Mantenimiento" no dice nada; "Mantenimiento preventivo de 3 aires acondicionados de 12.000 BTU, incluye limpieza de filtros y carga de gas" sí.
- Cantidad y precio unitario. Separados. Si el cliente ve el unitario, puede pedirte más volumen; si solo ve el total, solo puede pedirte descuento.
- Descuentos, subtotal, IVA y total. Desglosados, en ese orden.
- Validez de la oferta. "Precios válidos por 15 días desde la fecha de emisión."
- Forma y plazo de pago, y tiempo de entrega. Anticipo, saldo, medios de pago, cuántos días hábiles demoras.
- Firma o responsable. Tu nombre y cargo. Un documento sin responsable parece un borrador.
La plantilla se descarga gratis desde este artículo, con estos campos ya armados para que solo llenes los tuyos una vez y los dejes fijos.
Cómo calcular los números sin equivocarte
Aquí es donde se pierde el margen. La regla base:
Costo directo + gastos indirectos + margen = precio de venta.
El costo directo es lo que se va físicamente en ese trabajo: materiales, mano de obra, insumos. Los gastos indirectos son lo que tu negocio gasta igual haya o no venta: arriendo, internet, transporte, tu propio tiempo administrativo. Muchos emprendedores solo cuentan el directo y trabajan gratis sin darse cuenta.
Una forma sencilla de repartir los indirectos: suma tus gastos fijos mensuales, divídelos entre la cantidad de trabajos que haces al mes y asigna esa porción a cada cotización.
Orden correcto de los cálculos
El descuento va antes del impuesto. Primero calculas el subtotal bruto, aplicas el descuento, obtienes el subtotal neto, y sobre ese neto calculas el IVA. Nunca al revés.
También separa bienes y servicios gravados con IVA de los que tienen tarifa 0% (por ejemplo, ciertos alimentos en estado natural o servicios específicos). Si en una misma cotización mezclas ambos, usa dos subtotales: uno gravado y otro con tarifa 0%, y aplica el IVA solo sobre el primero. Verifica la tarifa vigente en el SRI antes de fijar tu plantilla, porque cambia por decreto y no quieres cotizar con un porcentaje viejo.
Redondea siempre a dos decimales y hazlo al final, no en cada línea, para que la suma cuadre.
Ejemplo 1: cotización de servicios
Una diseñadora cotiza identidad visual para una cafetería:
| Ítem | Cantidad | P. unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo | 1 | 280,00 | 280,00 |
| Manual de marca básico | 1 | 150,00 | 150,00 |
| Diseño de menú impreso | 2 | 60,00 | 120,00 |
Subtotal: 550,00. Descuento por pago anticipado (10%): 55,00. Subtotal neto: 495,00. IVA (15%): 74,25. Total: 569,25.
Ejemplo 2: cotización de productos
Una ferretería cotiza materiales para una obra pequeña:
| Ítem | Cantidad | P. unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Cemento saco 50 kg | 40 | 8,50 | 340,00 |
| Varilla 12 mm x 12 m | 25 | 14,20 | 355,00 |
| Alambre de amarre (kg) | 15 | 2,30 | 34,50 |
Subtotal: 729,50. Sin descuento. IVA (15%): 109,43. Total: 838,93. Transporte a obra: no incluido, se cotiza aparte según la dirección.
Fórmulas para tu hoja de cálculo
Si armas la plantilla en Excel o Google Sheets, estas tres fórmulas te ahorran errores. Suponiendo que las cantidades están en la columna B, los precios unitarios en la C y los totales por línea en la D, desde la fila 10 a la 25:
=B10*C10
=SUMA(D10:D25)
=REDONDEAR(D27*0,15;2)
La primera calcula cada línea, la segunda el subtotal y la tercera el IVA sobre el subtotal neto de la celda D27. Ajusta el 0,15 si la tarifa cambia, y en algunas versiones de Excel el separador de argumentos es coma en lugar de punto y coma.
Cómo redactar las condiciones comerciales que te protegen
Las condiciones son la parte que casi nadie escribe y la que evita el 90% de los conflictos. Van al final del documento, en letra pequeña pero visible.
- Validez de la oferta. 7 días si trabajas con materiales de precio volátil, 15 días es el estándar para servicios, 30 días para proyectos grandes o clientes institucionales que necesitan aprobación interna.
- Anticipo. Lo normal en Ecuador es 50% para iniciar y 50% contra entrega. En obra o proyectos largos, 40/40/20 por avance.
- Qué incluye y qué NO incluye el precio. Esta es la línea más valiosa de toda la cotización. "El precio incluye instalación en un punto. No incluye obra civil, tomacorrientes adicionales ni transporte fuera del perímetro urbano."
- Transporte e instalación. Si los cobras aparte, dilo con número o con criterio: "transporte $0,60 por km fuera de la ciudad".
- Cambios de alcance. "Se incluyen dos rondas de cambios. Rondas adicionales o modificaciones al alcance original se cotizan por separado."
- Reajuste por costos. "Los precios están sujetos a revisión si el costo de los materiales varía más de un 10% después del plazo de validez."
Escríbelas una sola vez, déjalas fijas en tu plantilla y solo cambia los números cuando el trabajo lo pida.
Cómo adaptar la plantilla a tu negocio
La misma base sirve para todos, pero cada tipo de negocio necesita ajustes.
Servicios por horas (consultoría, soporte técnico, contabilidad): agrega columna de tarifa por hora y horas estimadas. Aclara qué pasa si el trabajo se extiende: "horas adicionales se facturan a la misma tarifa, previa aprobación por escrito".
Proyectos por entregables (diseño, desarrollo, marketing): reemplaza cantidades por fases o hitos, cada uno con su fecha estimada y su porcentaje de pago. Elimina la columna de cantidad, no aporta nada.
Venta de productos con stock (ferretería, distribución, comercio): agrega código de producto y una nota de disponibilidad. "Sujeto a stock al momento de la confirmación" te salva de vender lo que ya no tienes.
Obra o instalación: agrega una sección de alcance técnico y otra de exclusiones, más el tiempo de ejecución en días laborables. Aquí las exclusiones importan más que el precio.
Contratos recurrentes (mantenimiento mensual, community management, limpieza): cambia el total por un valor mensual, especifica la duración mínima, qué incluye cada mes y cómo se renueva o se termina.
El flujo completo: de la cotización al "sí"
Enviar la cotización no es el final, es la mitad.
Nombra bien el archivo. Nada de "cotización final v3 (2).pdf". Usa un formato constante: COT-2026-047-NombreCliente.pdf. El cliente lo va a buscar en su correo dentro de dos semanas y te lo va a agradecer.
Envía siempre en PDF, nunca en Word o Excel editables, y nunca como texto suelto en el chat.
El mensaje que la acompaña debe ser corto y con un paso siguiente claro. Por correo o WhatsApp, algo así:
"Buenos días, Ing. Cadena. Le envío la cotización COT-2026-047 por el mantenimiento de los tres equipos. El valor total es de $838,93 con IVA incluido y la oferta es válida hasta el 17 de septiembre. Si me confirma esta semana, puedo agendar la visita para el lunes. Quedo atento a cualquier duda."
Fíjate en la estructura: saludo con nombre, referencia del documento, monto, validez, propuesta concreta de fecha y apertura a preguntas.
Primer seguimiento: a las 48 horas. Breve, sin presionar. "Ing. Cadena, ¿tuvo oportunidad de revisar la cotización? Si necesita ajustar algo del alcance, con gusto la reviso."
Segundo seguimiento: dos días antes de que venza la validez. Aquí la fecha juega a tu favor sin que tengas que insistir. "Le recuerdo que los precios de la cotización 047 están vigentes hasta el jueves. Después de esa fecha tendría que revisar el valor de los materiales."
Lleva un registro simple. Una hoja con cinco columnas basta: número, cliente, monto, fecha de envío y estado (enviada, ganada, perdida). Al final del mes divides las ganadas entre el total enviado y tienes tu tasa de cierre. Si cierras 3 de cada 10, sabes que para facturar $3.000 necesitas cotizar $10.000. Ese número transforma la manera en que planificas el mes.
7 errores que hacen que no te respondan la cotización
- Enviarla tarde. Si el cliente preguntó el martes y respondes el viernes, ya compró. Ten la plantilla lista para llenar en diez minutos.
- Precio sin desglose. Un número solo invita a regatear. El desglose explica por qué cuesta lo que cuesta.
- No poner fecha de validez. Sin fecha, el cliente asume que el precio es eterno y te reclama en marzo por una cotización de enero.
- No aclarar qué no incluye. Es la fuente número uno de discusiones a mitad del trabajo.
- Mandar el precio suelto por chat. "Sale en 300" no es una cotización, es una conversación. No se puede archivar, comparar ni aprobar internamente.
- No identificar a la empresa ni firmar. Sin RUC, sin logo, sin responsable, el documento no transmite que hay un negocio formal detrás.
- No dar seguimiento. Buena parte de las cotizaciones no se pierden por precio, se pierden porque el cliente se distrajo y nadie le recordó.
Checklist final antes de enviar
Sesenta segundos de revisión te ahorran una corrección vergonzosa:
- Nombre del cliente y de la empresa bien escritos.
- RUC o cédula correctos, tuyos y del cliente.
- Cantidades y precios unitarios revisados línea por línea.
- Las sumas cuadran: subtotal, descuento, IVA, total.
- IVA aplicado con la tarifa vigente y solo sobre lo gravado.
- Fecha de emisión y fecha de validez presentes.
- Condiciones de pago, tiempo de entrega y exclusiones incluidas.
- Ortografía limpia, sin campos de la plantilla sin llenar.
- PDF con nombre claro y correo o número del destinatario correcto.
- Asunto del correo y próximo paso definidos.
Descarga la plantilla, llénala con tus datos fijos hoy mismo y déjala guardada. La próxima vez que alguien te pregunte "¿cuánto me sale?", vas a responder en minutos con un documento que te hace ver como el proveedor serio que ya eres.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización obliga legalmente a cumplir el precio?
Mientras la oferta esté vigente, sí debes respetar el precio que ofreciste; por eso la fecha de validez es tu protección. Si el cliente acepta dentro del plazo, lo correcto y lo profesional es cumplir. Pasada esa fecha, quedas libre de revisar el valor. La cotización, en cambio, no obliga al cliente a comprarte ni genera obligación tributaria para ti.
¿Cuánto tiempo debe estar vigente una cotización?
Depende de qué tan estables sean tus costos. Siete días si vendes productos con precios que se mueven, como materiales de construcción o insumos importados. Quince días es el estándar para servicios profesionales. Treinta días para proyectos grandes o clientes institucionales que necesitan aprobación interna. Lo importante es escribir la fecha exacta de vencimiento, no dejarla implícita ni omitirla.
¿Debo incluir IVA en la cotización si soy RIMPE emprendedor?
Si estás en el régimen RIMPE Emprendedor y tus productos o servicios están gravados, sí debes mostrar el IVA en la cotización, porque lo vas a cobrar al facturar. Los Negocios Populares tienen un tratamiento distinto y emiten notas de venta. Confirma tu situación en tu perfil del SRI o con tu contador, y deja ese dato ya configurado en tu plantilla para no dudar cada vez.
¿Cuál es la diferencia entre cotización, proforma y factura en Ecuador?
La cotización y la proforma son básicamente lo mismo: una oferta comercial que informa precio y condiciones, sin obligación tributaria ni compromiso de compra para el cliente. Muchas empresas piden "proforma" solo por costumbre o por su proceso interno de aprobación. La factura es distinta: es el comprobante de venta autorizado, se emite cuando la operación ya ocurrió y sí entra en tus declaraciones ante el SRI.
¿Puedo enviar una cotización por WhatsApp?
Sí, y de hecho es el canal más rápido para llegar al cliente ecuatoriano. La condición es que envíes el PDF adjunto, no el precio escrito suelto en el chat. El mensaje sirve de presentación; el documento es lo que el cliente archiva, compara con otros proveedores y muestra a quien aprueba la compra. Un texto en el chat no cumple ninguna de esas tres funciones.
¿Qué hago si el cliente pide descuento después de aceptar la cotización?
Nunca bajes el precio sin cambiar algo a cambio. Ofrece una contraprestación: mayor anticipo, pago de contado, un plazo de entrega más holgado, mayor volumen o retirar un ítem del alcance. Así proteges tu margen y le enseñas al cliente que tus precios tienen fundamento. Si accedes a rebajar sin condiciones, cada negociación futura empezará pidiéndote otro descuento.