Un presupuesto para un negocio es un plan mensual en dólares. En él anotas cuánto esperas vender, cuánto vas a gastar y cuánto debe quedar como ganancia, incluido tu propio sueldo. Se hace en 5 pasos: proyectar ventas, listar costos variables, listar costos fijos, poner tu sueldo como un gasto más y comparar cada mes lo presupuestado con lo real.
Si alguna vez cerraste el mes sin saber a dónde se fue la plata, esta guía es para ti. Vamos a armar un presupuesto completo con un solo ejemplo, cifra por cifra, para que puedas copiarlo con los números de tu negocio.
Qué es un presupuesto para un negocio (y qué no es)
Un presupuesto para un negocio es el plan de cuánto vas a vender, gastar y ganar en un período, escrito en dólares antes de que el mes empiece.
Se suele confundir con otras dos herramientas. Las tres sirven, pero no son lo mismo:
- Presupuesto (el plan): es lo que esperas que pase. Lo haces al inicio del mes o del año y te dice si tu negocio, en teoría, deja ganancia.
- Flujo de caja (cuándo entra y sale la plata): no mira cuánto ganas, sino en qué fecha tienes el efectivo. Un negocio puede tener ganancia en el papel y quedarse sin dinero para pagar el arriendo si sus clientes le pagan tarde.
- Control de gastos (lo que de verdad pasó): es el registro real de lo que vendiste y gastaste. Al compararlo con el presupuesto sabes si vas bien o si algo se salió de control.
El ejemplo que vamos a usar
Andrea tiene una cafetería pequeña en Cuenca, cerca del centro histórico. Vende café, bebidas frías, sánduches y postres. Tiene dos empleados y ella trabaja a tiempo completo: abre el local, atiende caja, compra insumos y lleva las cuentas.
Estos son los datos de partida:
- Atiende en promedio 2,000 pedidos al mes.
- Su ticket promedio es de $4.60 con IVA (lo que paga cada cliente en promedio).
- Paga $800 de arriendo y tiene 2 empleados.
- Está en el RIMPE como emprendedora, así que cobra IVA en sus ventas.
Con estos números vamos a armar su presupuesto paso a paso. Las cifras son redondas para que se entiendan fácil; tú usa las tuyas.
Paso 1 — Proyecta tus ventas del mes
La fórmula base es sencilla:
Ventas del mes = unidades vendidas × precio promedio
En una cafetería, la "unidad" es cada pedido o ticket. En una tienda de ropa puede ser cada prenda; en un servicio, cada cliente atendido.
Si ya vendes, parte de lo que vendiste los últimos 3 meses. Andrea tuvo 1,900 pedidos en julio, 2,050 en agosto y 2,050 en septiembre. El promedio es 2,000 pedidos. No uses solo tu mejor mes: un promedio de 3 meses es más realista.
Si recién empiezas, haz una estimación conservadora: cuántos clientes puedes atender por día de forma realista, multiplica por los días que abres y réstale un margen para los días flojos. Es mejor que la realidad te sorprenda para bien.
Separa el IVA: ese dinero no es tuyo
Este es el error más común. De cada $4.60 que cobra Andrea, una parte es IVA del 15 % que le pertenece al SRI. Ella solo lo recauda y luego lo declara.
Para sacar el precio sin IVA, divide para 1.15. Si tienes el precio con IVA en la celda B2:
=B2/1.15
$4.60 ÷ 1.15 = $4.00 por pedido sin IVA.
Ahora sí, los tres escenarios:
| Escenario | Pedidos al mes | Precio sin IVA | Ventas netas |
|---|---|---|---|
| Bajo | 1,600 | $4.00 | $6,400 |
| Esperado | 2,000 | $4.00 | $8,000 |
| Alto | 2,400 | $4.00 | $9,600 |
El presupuesto se arma con el escenario esperado: $8,000 al mes. El bajo te sirve para saber qué pasa en un mes malo, y el alto para no entusiasmarte de más.
Paso 2 — Costos variables: lo que sube cuando vendes más
Los costos variables son los que aumentan o bajan según cuánto vendes. Si Andrea no vende ningún café, no gasta en leche ni en vasos. En su cafetería son:
- Materia prima: café, leche, azúcar, pan, frutas, ingredientes de postres.
- Empaques: vasos para llevar, tapas, servilletas, fundas.
- Comisiones de pasarela de pago: lo que le cobran por cada pago con tarjeta o link de pago.
- Envíos: la comisión de las apps de delivery por los pedidos a domicilio.
Para el presupuesto necesitas el costo variable por unidad. Se calcula así: toma lo que gastaste en cada rubro el mes pasado y divídelo para las unidades que vendiste. Si Andrea gastó $2,600 en insumos y atendió 2,000 pedidos, su costo de insumos es $1.30 por pedido.
| Rubro | Costo por pedido | Costo al mes (2,000 pedidos) |
|---|---|---|
| Materia prima | $1.30 | $2,600 |
| Empaques | $0.15 | $300 |
| Comisiones de pago | $0.07 | $140 |
| Envíos | $0.08 | $160 |
| Total | $1.60 | $3,200 |
Cada pedido le deja a Andrea $4.00 − $1.60 = $2.40 para cubrir todo lo demás. Eso es el margen de contribución: el 60 % de cada venta.
Si quieres profundizar en cómo separar cada tipo de costo, revisa nuestra guía de costos fijos y variables con ejemplos. Y para sacar el costo por producto sin hacer las cuentas a mano, la Calculadora de Precios te ayuda a ver costos por producto y margen de ganancia en un solo lugar.
Paso 3 — Costos fijos: lo que pagas aunque no vendas nada
Los costos fijos llegan cada mes, vendas mucho o poco. Son los que más pesan en un mes malo.
| Rubro | Costo al mes |
|---|---|
| Arriendo | $800 |
| Servicios básicos (luz, agua, gas) | $250 |
| Internet y teléfono | $50 |
| Contador | $150 |
| Permisos municipales y patente (valor anual ÷ 12) | $50 |
| Sistema de facturación electrónica | $30 |
| Publicidad en redes | $70 |
| Sueldos de 2 empleados con beneficios | $1,400 |
| Total | $2,800 |
El costo real de un empleado no es solo su sueldo
Aquí es donde muchos presupuestos se quedan cortos. Un empleado cuesta su sueldo más el aporte patronal al IESS más la provisión mensual de los décimos. Si no separas esa plata cada mes, en agosto o en diciembre te toca pagar de golpe.
Para cada empleado de Andrea, con un sueldo de ejemplo de $550:
| Concepto | Cómo se calcula | Monto al mes |
|---|---|---|
| Sueldo | Lo acordado | $550 |
| Aporte patronal IESS | 11.15 % del sueldo | $61 |
| Décimo tercero | Sueldo ÷ 12 | $46 |
| Décimo cuarto | SBU vigente ÷ 12 | aprox. $40 |
Total: unos $697, que redondeamos a $700 por empleado. Desde el segundo año de trabajo también se suman los fondos de reserva (8.33 % del sueldo), y conviene provisionar las vacaciones.
Un dato importante: el Salario Básico Unificado (SBU) cambia cada año. Revisa el valor vigente en el Ministerio del Trabajo antes de armar tu presupuesto, porque de él depende el décimo cuarto y ningún sueldo puede estar por debajo.
Paso 4 — Tu sueldo va en el presupuesto, no en lo que sobre
Este es el paso que la mayoría se salta, y el que más cambia el resultado.
Muchos dueños de negocio no se ponen sueldo. Trabajan 10 o 12 horas al día y se llevan "lo que sobra", cuando sobra. El problema es que así nunca sabes si tu negocio funciona de verdad.
Piénsalo así: un negocio que solo sobrevive porque el dueño no cobra todavía no es rentable. Está funcionando gracias a tu trabajo gratis. Si mañana te enfermas o quieres contratar a alguien que te reemplace, las cuentas dejan de cuadrar.
Por eso tu sueldo va como un gasto más, igual que el arriendo. La fórmula es:
Ventas sin IVA − costos variables − costos fijos − sueldo del dueño = ganancia real
Si tienes las cifras en las celdas B3 a B6 de tu hoja:
=B3-B4-B5-B6
Veamos el caso de Andrea. Sin contar su sueldo, parece que su cafetería deja $2,000 al mes:
- Ventas sin IVA: $8,000
- Costos variables: −$3,200
- Costos fijos: −$2,800
- Queda: $2,000
Pero Andrea hace el trabajo de administradora, cajera y compradora. Contratar a alguien para ese rol le costaría alrededor de $1,000 al mes con beneficios. Ese es su sueldo en el presupuesto:
- Queda antes de su sueldo: $2,000
- Sueldo de Andrea: −$1,000
- Ganancia real antes de impuestos: $1,000
Ahora mira el escenario bajo, con 1,600 pedidos: $6,400 de ventas − $2,560 de costos variables − $2,800 de fijos − $1,000 de sueldo = $40. En un mes flojo, la cafetería apenas cubre el sueldo de su dueña. Ese dato no lo habría visto si no se ponía sueldo.
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
No lo sabes. Lo que ves como "ganancia" es en realidad tu sueldo mezclado con la utilidad del negocio. Pon tu sueldo en el presupuesto, aplica la fórmula y mira el resultado: si es positivo, el negocio es rentable; si solo cuadra cuando tú no cobras, tienes que ajustar precios, costos o volumen.
Paso 5 — Presupuestado vs. real: el control de gastos mensual
El presupuesto solo sirve si lo comparas con lo que de verdad pasó. Al cierre de cada mes, pon lado a lado lo que planeaste y lo que gastaste.
Así le fue a Andrea en septiembre:
| Rubro | Presupuestado | Real | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Ventas sin IVA | $8,000 | $7,400 | −7.5 % |
| Materia prima | $2,600 | $2,650 | +1.9 % |
| Servicios básicos | $250 | $290 | +16 % |
| Publicidad | $70 | $70 | 0 % |
A simple vista, la materia prima parece estar bien: solo 1.9 % más. Pero ojo: Andrea vendió menos pedidos (1,850 en lugar de 2,000). Su costo de insumos por pedido subió de $1.30 a $1.43, un 10 % más. Por eso conviene comparar los costos variables por unidad, no solo el total.
Qué hacer cuando la diferencia supera el 10 %
Cuando un rubro se desvía más del 10 %, pregúntate por qué:
- Si fue algo puntual (una reparación, un mes de lluvias con menos clientes), anótalo y sigue. No cambies el presupuesto por un solo mes.
- Si es un cambio permanente (tu proveedor subió el precio de la leche, te aumentaron el arriendo), ajusta el presupuesto. No es un error tuyo, es la nueva realidad.
- Si se repite 3 meses seguidos, ya no es casualidad: el presupuesto está mal hecho o hay un gasto que se te está escapando.
El objetivo no es castigarte cada vez que no cumples. Es tener un plan que se parezca cada vez más a tu negocio real. En el caso de Andrea, el costo de insumos por pedido es una alerta clara: o ajusta precios, o revisa desperdicios y proveedores.
Para llevar este control cada mes, la plantilla se descarga gratis desde este artículo, en el recuadro de descarga.
El presupuesto del ejemplo, completo
Este es el presupuesto mensual de la cafetería de Andrea en el escenario esperado:
| Concepto | Monto mensual | % de ventas netas |
|---|---|---|
| Ventas cobradas (con IVA) | $9,200 | — |
| IVA cobrado (no es del negocio) | $1,200 | — |
| Ventas netas | $8,000 | 100 % |
| Costos variables | $3,200 | 40 % |
| Margen de contribución | $4,800 | 60 % |
| Costos fijos | $2,800 | 35 % |
| Sueldo de la dueña | $1,000 | 12.5 % |
| Utilidad antes de impuestos | $1,000 | 12.5 % |
| Impuestos y obligaciones estimados | $200 | 2.5 % |
| Ganancia real | $800 | 10 % |
La línea de impuestos es una provisión aproximada: incluye lo que le tocaría pagar en el RIMPE y, como tiene empleados, la participación de trabajadores en utilidades. El valor exacto depende de tu régimen y tus ingresos del año, así que confírmalo con tu contador.
Lectura del resultado: la cafetería de Andrea es rentable. Paga a sus empleados con todos sus beneficios, le paga un sueldo a ella y todavía deja $800 al mes para ahorrar, reinvertir o cubrir los meses flojos.
5 errores comunes al hacer el presupuesto de tu negocio
- Contar el IVA como ingreso. Si presupuestas con las ventas con IVA, tu negocio parece 15 % más grande de lo que es. Esa plata se va al SRI.
- No incluir tu sueldo. Sin tu sueldo en el presupuesto, no puedes saber si el negocio es rentable o si solo se sostiene con tu trabajo gratis.
- Olvidar las provisiones de décimos y las obligaciones con el SRI. El décimo tercero, el décimo cuarto y los impuestos del RIMPE o del régimen general llegan una o dos veces al año. Si no separas un poco cada mes, te toman por sorpresa.
- Presupuestar con el mejor mes del año. Diciembre no es un mes normal. Usa el promedio de los últimos 3 meses y ajusta por temporada.
- Hacerlo una vez y no volver a mirarlo. Un presupuesto que se queda guardado en una carpeta no sirve. Su valor está en compararlo cada mes con lo real.
Siguiente paso
Con tu presupuesto listo puedes tomar mejores decisiones: si tus márgenes son bajos, revisa nuestra guía de precio de venta para saber cuánto cobrar. Si vendes a otras empresas, nuestra plantilla de cotización te ayuda a presentar precios que ya cubren tus costos. Y si quieres saber cuántas unidades necesitas vender para no perder, tenemos una guía de punto de equilibrio paso a paso.
Para llevar todo esto ordenado mes a mes, la Plantilla de Contabilidad Todo en Uno reúne los ingresos y gastos, el cierre y arqueo de caja, el costo de ventas y el estado de resultados de tu negocio. Es el complemento natural del presupuesto: el presupuesto es tu plan, y la contabilidad te muestra qué pasó de verdad.
Preguntas frecuentes
¿Dónde descargo una plantilla de Excel para control de gastos de mi negocio?
La plantilla se descarga gratis desde este artículo, en el recuadro de descarga. Úsala junto con los 5 pasos: primero proyecta tus ventas sin IVA, luego anota costos variables, costos fijos y tu sueldo, y al cierre de cada mes registra lo que de verdad gastaste para comparar lo presupuestado con lo real y corregir a tiempo.
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
No lo sabes hasta que incluyes tu sueldo como un gasto más. Haz este cálculo: ventas sin IVA − costos variables − costos fijos − sueldo del dueño = ganancia real. Si el resultado es positivo, tu negocio es rentable; si solo cuadra cuando tú no cobras, el negocio todavía no se sostiene solo y estás financiándolo con tu trabajo.
¿Cada cuánto debo hacer el presupuesto de mi negocio?
Lo ideal es armar un presupuesto anual dividido en meses, porque las ventas cambian según la temporada: diciembre no se parece a febrero. Luego revísalo cada mes, al cierre, comparando lo presupuestado con lo real. Si un rubro se desvía más del 10 % durante varios meses seguidos, ajusta las cifras del resto del año en lugar de esperar al siguiente.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y flujo de caja?
El presupuesto es tu plan: cuánto esperas vender, gastar y ganar en el mes. El flujo de caja mira cuándo entra y sale la plata. Puedes tener un presupuesto con ganancia y aun así quedarte sin efectivo si tus clientes te pagan a 60 días y tus proveedores te cobran de contado. Necesitas los dos para tomar buenas decisiones.
¿Cuánto debería pagarme como dueño de un negocio pequeño en Ecuador?
Empieza por preguntarte cuánto te costaría contratar a otra persona para hacer lo que tú haces, con sueldo y beneficios de ley. Esa es tu referencia. Si el negocio todavía no la aguanta, fija un sueldo menor pero constante, ponlo en el presupuesto y súbelo a medida que crezcan las ventas. Lo importante es que nunca quede en cero.
¿Qué hago si mi presupuesto me da pérdida?
Tienes cuatro palancas: subir el precio, bajar el costo variable por unidad, recortar gastos fijos o vender más volumen. Mueve una a la vez y recalcula para ver cuál tiene más efecto. Casi siempre conviene empezar por el precio, porque muchos negocios cobran sin conocer su costo real; nuestra guía de precio de venta te muestra cómo calcularlo.
