Para saber cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño, empieza por anotar cada ingreso y cada gasto el mismo día, en un solo registro. Separa el dinero del negocio del tuyo y ponte un sueldo fijo. Guarda todos los comprobantes y haz un cierre cada mes, así sabes si de verdad estás ganando y cumples con el SRI. Para eso te bastan cuatro registros: libro de ingresos y egresos, arqueo de caja, inventario (kardex) y cierre mensual.
Esa es la respuesta corta a cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño. Aquí va paso a paso, con ejemplos en dólares y lo que pide el SRI, sin teoría contable de más.
Qué significa "llevar contabilidad" y qué es "llevar un registro"
Estos dos términos se confunden todo el tiempo. Conviene separarlos:
- Llevar contabilidad: es el sistema formal, con un contador, partida doble, balances y estados financieros que se presentan con reglas específicas.
- Llevar un registro de ingresos y egresos: es anotar lo que entra y lo que sale de tu negocio, con sus comprobantes. Es lo que hacen la mayoría de personas naturales y de negocios en el RIMPE.
¿Quién está obligado a llevar contabilidad? El SRI lo define según los ingresos, el capital y los costos y gastos anuales del contribuyente. Las sociedades siempre están obligadas. Esos montos se actualizan, así que revisa los umbrales vigentes en el portal del SRI y no te guíes por cifras que circulan en redes.
Si todavía no estás obligado, el registro de ingresos y egresos te sirve para declarar, para saber cuánto ganas y para tener todo en orden el día que crezcas.
Paso 1: Separa el dinero del negocio del tuyo
Todo lo demás se apoya en este paso. Si mezclas las cuentas, ningún registro te va a decir la verdad.
- Abre una cuenta bancaria o lleva una caja solo para el negocio. Ahí entran las ventas y de ahí salen los gastos del negocio.
- No pagues gastos de la casa con la caja del local. Ni el gas de la cocina de tu casa ni la colación de los chicos.
- Asígnate un sueldo fijo. Por ejemplo, una transferencia a tu cuenta personal el día 1 o el 15 de cada mes. Anótalo en el registro como un gasto más.
Con ese sueldo registrado vas a poder contestar más adelante la pregunta más importante: si tu negocio es rentable o si solo te está pagando por trabajar.
Paso 2: El libro diario de ingresos y egresos
Aquí anotas cada venta y cada gasto. Las columnas mínimas son:
- Fecha
- Concepto (qué vendiste o qué pagaste)
- Categoría
- Ingreso (en USD)
- Egreso (en USD)
- Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta)
- Número de comprobante (factura o nota de venta)
Cómo categorizar los gastos
Usa siempre las mismas categorías. Así, a fin de mes puedes sumar cada una y ver en qué se te va el dinero:
- Mercadería o insumos: lo que compras para vender o para producir.
- Arriendo: local, bodega o espacio de cocina.
- Servicios: luz, agua, gas, internet, teléfono.
- Transporte: entregas, fletes, pasajes para comprar mercadería.
- Sueldos: el de tus ayudantes y el tuyo.
Ejemplo: una semana de un emprendimiento de repostería en Cuenca
Carla hace tortas y cupcakes en casa, vende por pedido y los sábados en una feria. Así se ve una semana suya:
| Fecha | Concepto (categoría) | Ingreso | Egreso |
|---|---|---|---|
| Lunes | Venta tortas y cupcakes (ventas) | $85 | |
| Lunes | Harina, azúcar, huevos (insumos) | $42 | |
| Martes | Pedido torta de cumpleaños (ventas) | $60 | |
| Miércoles | Venta en vitrina (ventas) | $70 | |
| Miércoles | Gas y luz (servicios) | $18 | |
| Jueves | Entregas a domicilio (transporte) | $12 | |
| Viernes | Pedido de una empresa (ventas) | $150 | |
| Viernes | Chocolate, crema, frutas (insumos) | $55 | |
| Sábado | Venta en feria (ventas) | $135 | |
| Sábado | Cajas y empaques (insumos) | $20 | |
| Total | $500 | $147 |
Si llevas el registro en Excel, con estas dos fórmulas tienes el saldo acumulado y la suma por categoría (suponiendo la categoría en la columna C, los ingresos en D, los egresos en E y el saldo en H):
=H2+D3-E3
=SUMAR.SI(C:C;"Insumos";E:E)
Si prefieres no armarla desde cero, la plantilla se descarga gratis desde este artículo.
Paso 3: Arqueo de caja diario o semanal
El arqueo consiste en contar el efectivo que tienes y compararlo con lo que dice tu registro. Te sirve para detectar:
- Faltantes que nadie puede explicar.
- Errores de vuelto que, sumados, se notan a fin de mes.
- Fugas: ventas sin anotar o retiros "prestados" que nunca vuelven.
Se hace así: toma el saldo inicial de caja, súmale las ventas en efectivo, réstale los pagos en efectivo y compara el resultado con lo que cuentas en billetes y monedas. Si hay diferencia, anótala y busca la causa ese mismo día, porque una semana después ya no te vas a acordar.
Si quieres un formato listo y el paso a paso detallado, revisa nuestra guía de arqueo de caja formato en el blog de Motivando.
Paso 4: Si vendes productos, controla el inventario con kardex
El kardex es una tabla por producto con tres datos: entradas (lo que compras o produces), salidas (lo que vendes o se daña) y saldo (lo que te queda). Cada movimiento lleva fecha y costo unitario.
Se conecta directamente con tu contabilidad. Con el kardex sabes cuánto te costó la mercadería que vendiste, y ese costo de lo vendido es el que restas a tus ventas en el cierre mensual. Sin él, confundes "lo que compré" con "lo que vendí" y la utilidad sale inflada o hundida.
¿Cómo llevo el inventario de mi tienda en Excel? Haz una hoja con una fila por movimiento: fecha, producto, entrada, salida, costo unitario y saldo, que se recalcula como saldo anterior + entradas − salidas. Una vez al mes, cuenta físicamente lo que hay en la percha y en la bodega, y compáralo con el saldo del Excel. Si no te quieres complicar con fórmulas, la Plantilla de Seguimiento de Inventario está pensada justo para eso: stock, entradas y salidas de mercadería y conteo físico.
En nuestra guía de kardex de inventario tienes el ejemplo completo, con costos promedio.
Paso 5: Comprobantes y SRI sin miedo
No necesitas volverte experto en impuestos. Necesitas lo justo para no tener multas:
- Emite el comprobante que corresponde a tu régimen. En el RIMPE, los emprendedores emiten factura electrónica y los negocios populares emiten notas de venta. Si no sabes en cuál estás, revísalo en tu RUC en el portal del SRI.
- Pide factura en todas tus compras. Es tu respaldo de gastos y, si aplica a tu caso, te permite usar el IVA pagado como crédito tributario.
- Guarda los comprobantes. La regla general es conservarlos siete años, pero verifica el plazo vigente en la normativa del SRI. Lo más práctico es una carpeta digital por mes con las facturas que emites y las que recibes.
- Anota tus fechas de declaración. Dependen del noveno dígito de tu RUC. Ponlas en el calendario del celular con una alarma unos días antes.
Si tus registros de los pasos 2 al 4 están al día, declarar es copiar números que ya tienes.
Paso 6: El cierre mensual en 15 minutos
Una vez al mes, siéntate con tu libro diario y haz esta resta:
Ventas − costo de lo vendido − gastos − tu sueldo = utilidad real
Veamos el mes completo de Carla, la repostera del Paso 2:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ventas del mes | $2.100 |
| (−) Costo de lo vendido (insumos y empaques) | $780 |
| (−) Gastos (arriendo de cocina, servicios, transporte, publicidad) | $300 |
| Utilidad antes de su sueldo | $1.020 |
| (−) Sueldo de Carla | $700 |
| Utilidad real | $320 |
Sin restar su sueldo, Carla pensaría que gana $1.020 al mes. Pero ese dinero incluye el pago por sus propias horas en la cocina. La ganancia del negocio como tal son $320. Con ese número puede decidir si reinvierte, si ahorra para un horno más grande o si sube precios.
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
Réstale a la utilidad del mes un sueldo razonable por las horas que trabajas. Si queda en cero o en negativo, tu negocio todavía no es rentable: solo te está pagando por trabajar. Si queda en positivo, esa cifra es la ganancia real del negocio.
Imagina que Carla vendiera $1.500 en un mes en lugar de $2.100:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ventas | $1.500 |
| (−) Costo de lo vendido | $555 |
| (−) Gastos | $300 |
| Utilidad antes de su sueldo | $645 |
| (−) Sueldo de Carla | $700 |
| Utilidad real | −$55 |
Ella vería $645 "de ganancia" y pensaría que va bien. En realidad está trabajando por menos de lo que le pagaría a otra persona.
Cómo estimar tu sueldo
Hazte esta pregunta: ¿cuánto le pagarías a alguien por hacer exactamente lo que tú haces, en las horas que tú lo haces? Si atiendes la tienda 10 horas al día, piensa en el sueldo de un dependiente a tiempo completo. Si además compras, haces cuentas y manejas redes, súmale algo por esas tareas. No te pongas un sueldo simbólico de $50, porque así la cuenta te engaña.
Qué ajustar si el número sale en rojo
- Precios: revisa si cubren el costo del producto, los gastos y tu tiempo. Muchos emprendedores cobran lo mismo que la competencia sin saber sus propios costos.
- Gastos: mira las categorías del mes. Transporte, empaques o publicidad suelen crecer sin que te des cuenta.
- Mix de productos: identifica qué productos te dejan más margen y empuja esos. Por ejemplo, a Carla puede convenirle vender más tortas por pedido que cupcakes sueltos en vitrina.
Errores comunes de los negocios pequeños
- Mezclar cuentas: pagar el súper de la casa con la caja del local. El registro deja de servir.
- Registrar "cuando me acuerdo": al final de la semana ya olvidaste la mitad de los gastos pequeños, y esos son los que se comen la ganancia.
- No guardar las facturas de compras: pierdes el respaldo de tus gastos y, si aplica, el crédito tributario de IVA.
- No anotar lo que sacas para la casa: cada billete que retiras es un retiro del dueño. Si no lo anotas, la caja nunca cuadra.
- Confiar solo en el saldo del banco: que tengas dinero en la cuenta no significa que estés ganando. Puede ser plata de proveedores por pagar o de pedidos que todavía no entregas.
Cuándo sí conviene un contador
Llevar tus registros tú mismo funciona muy bien al inicio. Busca un contador cuando veas estas señales:
- Pasas a estar obligado a llevar contabilidad según los umbrales del SRI.
- Contratas empleados y tienes que afiliarlos al IESS, hacer roles de pago y pagar décimos.
- Tus ventas crecen rápido y declarar ya te toma más de una tarde.
- Tienes dudas sobre tu régimen, por ejemplo, si te conviene seguir en el RIMPE o pasar al régimen general.
Lo que puedes seguir haciendo tú: el libro diario, el arqueo de caja, el kardex y el cierre mensual. Lo que le delegas al contador: las declaraciones, los temas laborales y la revisión de que todo cumpla con la norma. Si le entregas registros ordenados, vas a pagar menos horas de contador y vas a tener mejores respuestas.
Si quieres tener los cuatro registros en un solo lugar, la Plantilla de Contabilidad Todo en Uno reúne los ingresos y gastos, el cierre y el arqueo de caja, el costo de ventas y el estado de resultados. Así, tu cierre mensual realmente te toma 15 minutos y siempre sabes cuánto gana tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
Resta a tus ventas el costo de lo vendido, los gastos del mes y un sueldo razonable por tus horas, es decir, lo que pagarías a otra persona por hacer tu trabajo. Si el resultado queda en cero o negativo, el negocio todavía no es rentable: solo te está pagando por trabajar. Si queda positivo, esa es tu utilidad real.
¿Estoy obligado a llevar contabilidad si estoy en el RIMPE?
En general, las personas naturales del RIMPE no llevan contabilidad formal, sino un registro de ingresos y egresos, siempre que no superen los umbrales que fija el SRI. Las sociedades sí deben llevarla. Como los montos se actualizan, revisa los umbrales vigentes en el portal del SRI o confírmalo con un contador antes de decidir.
¿Puedo llevar la contabilidad de mi negocio pequeño en Excel?
Sí. Para un negocio pequeño, Excel alcanza para llevar el libro de ingresos y egresos, el arqueo de caja, el kardex de inventario y el cierre mensual. Lo importante es registrar todo el mismo día, usar siempre las mismas categorías y guardar los comprobantes que respaldan cada movimiento. Si luego pasas a estar obligado a llevar contabilidad, tu contador partirá de esos registros.
¿Cada cuánto debo registrar mis ingresos y gastos?
Lo ideal es registrar cada ingreso y cada gasto el mismo día en que ocurre, aunque te tome cinco minutos al cerrar el local. Luego haz un arqueo de caja diario o, como mínimo, semanal, y un cierre cada mes. Registrar solo cuando te acuerdas es la forma más rápida de perder dinero sin saber dónde.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas en Ecuador?
La regla general en Ecuador es conservar los comprobantes de venta y los documentos que respaldan tus declaraciones durante siete años, según el reglamento de comprobantes de venta. Como la norma puede cambiar, confirma el plazo vigente en el portal del SRI. Guarda tanto las facturas que emites como las de tus compras, en digital y ordenadas por mes.
¿Cuándo necesito contratar un contador?
Conviene contratar un contador cuando pasas a estar obligado a llevar contabilidad, cuando contratas empleados y debes afiliarlos al IESS, cuando tus ventas crecen rápido o cuando tienes dudas sobre tu régimen tributario. Mientras tanto, tú puedes llevar el registro diario, el arqueo y el cierre mensual, y dejarle al contador las declaraciones y la revisión.
