El libro diario es el registro contable donde anotas, en orden de fecha, cada movimiento de tu negocio como un asiento. En cada asiento, una cuenta se carga (Debe) y otra se abona (Haber), siempre por el mismo valor. Ejemplo: si vendes $115 en efectivo con IVA del 15%, cargas Caja $115 y abonas Ventas $100 e IVA por pagar $15. Si el Debe y el Haber no suman igual, hay un error.
Si ya sabes cuánto vendiste hoy, ya sabes hacer tu primer asiento. En esta guía vas a ver un libro diario contabilidad ejemplo completo: una semana real de una tienda de barrio en Ecuador, asiento por asiento, con montos en dólares e IVA del 15%. No es una clase de teoría. Es un ejercicio que puedes copiar y adaptar a tu negocio desde hoy.
Qué es el libro diario y para qué le sirve a un emprendedor (no solo al contador)
En una frase: el libro diario es la lista ordenada de todo lo que entra, sale y se debe en tu negocio, contado en dólares y con su motivo.
Seguramente ya llevas un control de ventas diarias, y eso es un gran paso. La diferencia está en el alcance:
- El control de ventas diarias te dice cuánto vendiste y cómo te pagaron (efectivo, transferencia, tarjeta).
- El libro diario registra eso y además las compras, los pagos de arriendo, lo que le debes al proveedor, el IVA y hasta lo que sacas para tu casa.
- El libro mayor toma los asientos del diario y los agrupa por cuenta. Así ves de un vistazo cuánto tienes en Caja o cuánto le debes a tus proveedores.
¿Por qué te sirve a ti, y no solo a tu contador? Porque vender mucho no es lo mismo que ganar. Puedes vender $3,000 en el mes y quedarte con muy poco si no ves el arriendo, las compras a crédito y los retiros personales. El libro diario pone todo sobre la mesa y es la base para saber cuánto ganas de verdad.
Las columnas de todo asiento: fecha, número, cuenta, Debe, Haber y detalle
Cada asiento tiene las mismas partes. Apréndelas una vez y te sirven para siempre:
- Fecha: el día en que ocurrió el movimiento, no el día en que lo anotas.
- Número de asiento: un correlativo (1, 2, 3…). Te permite ubicar cualquier movimiento y detectar si falta alguno.
- Cuenta: el nombre del "cajón" donde va el dinero: Caja, Bancos, Ventas, Compras, Arriendo, Proveedores.
- Debe: la columna de la izquierda. Ahí van los valores que se cargan a una cuenta.
- Haber: la columna de la derecha. Ahí van los valores que se abonan a una cuenta.
- Detalle: una línea corta que explica qué pasó, por ejemplo "Venta del día en efectivo, factura 001-001-000125".
Muchos negocios ponen la fecha y el número en el encabezado del asiento y dejan abajo solo la cuenta, el Debe y el Haber. Así lo haremos en el ejemplo.
La regla de oro de la partida doble explicada con la plata de tu caja
La partida doble suena complicada, pero se resume en algo que ya vives todos los días: la plata siempre viene de algún lado y va a algún lado.
Si cobras una venta en efectivo, entra dinero a tu caja (Debe) y ese dinero viene de una venta (Haber). Si pagas el arriendo, sale dinero del banco (Haber) y se va a un gasto (Debe). Cada movimiento tiene dos lados por el mismo valor. Por eso, si sumas todo el Debe y todo el Haber, siempre cuadra.
Esta tabla te ayuda a decidir de qué lado va cada cuenta:
| Tipo de cuenta | Ejemplos | Aumenta en | Disminuye en |
|---|---|---|---|
| Activo | Caja, Bancos, IVA en compras | Debe | Haber |
| Pasivo | Proveedores, IVA por pagar | Haber | Debe |
| Patrimonio | Capital del dueño | Haber | Debe |
| Ingreso | Ventas | Haber | Debe |
| Gasto o costo | Arriendo, Compras | Debe | Haber |
Un truco práctico: si entra plata a tu caja o a tu banco, Caja o Bancos van al Debe. Si sale plata, van al Haber. Con eso ya resuelves la mitad de cualquier asiento.
Ejemplo completo: una semana de una tienda de barrio en Ecuador
Imagina a Rosa, que abre su tienda de barrio "La Esquina" en Quito. Lleva sus compras con el método de cuenta "Compras", así que cada mes calcula el costo de lo vendido con el conteo físico de inventario. Vamos a registrar su primera semana de octubre de 2026.
Para mantener el ejemplo claro, todos los productos y servicios llevan IVA del 15% y no hay retenciones. Si tu negocio es agente de retención, el asiento lleva además las cuentas de retenciones. Y recuerda que muchos productos de la canasta básica tienen IVA 0%: en esas ventas no separas IVA.
Asiento 1 — Lunes 5 de octubre: aporte inicial de la dueña
Rosa pone $2,000 de su bolsillo para arrancar: $500 en efectivo para la caja y $1,500 en la cuenta del banco del negocio.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | $500.00 | |
| Bancos | $1,500.00 | |
| Capital | $2,000.00 |
Por qué se registra así: entra dinero a Caja y Bancos, que son activos y aumentan en el Debe. Ese dinero viene de la dueña, por eso aumenta su Capital en el Haber.
Asiento 2 — Lunes 5 de octubre: compra de mercadería a crédito
Rosa compra mercadería por $800 más IVA del 15% ($120). Total de la factura: $920. El proveedor le da 30 días para pagar.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Compras | $800.00 | |
| IVA en compras | $120.00 | |
| Proveedores | $920.00 |
Por qué se registra así: la mercadería va a Compras por su valor sin IVA. El IVA pagado se separa en su propia cuenta, porque luego lo restas del IVA que cobras. Como no pagó todavía, nace una deuda con el proveedor, que es un pasivo y aumenta en el Haber.
Asiento 3 — Martes 6 de octubre: venta en efectivo
Las ventas del día en efectivo suman $345, IVA incluido.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | $345.00 | |
| Ventas | $300.00 | |
| IVA por pagar | $45.00 |
Por qué se registra así: entra efectivo a Caja (Debe). De esos $345, solo $300 son tu venta; los $45 son IVA que cobraste para el SRI. Por eso van separados en el Haber.
Asiento 4 — Miércoles 7 de octubre: venta por transferencia
Un cliente paga por transferencia una compra de $230, IVA incluido.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos | $230.00 | |
| Ventas | $200.00 | |
| IVA por pagar | $30.00 |
Por qué se registra así: es igual que la venta en efectivo, pero el dinero entra al banco y no a la caja. Separar Caja y Bancos te permite cuadrar cada una con su saldo real.
Asiento 5 — Jueves 8 de octubre: pago de arriendo
Rosa paga por transferencia el arriendo del local: $300 más IVA del 15% ($45). Total: $345.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Gasto arriendo | $300.00 | |
| IVA en compras | $45.00 | |
| Bancos | $345.00 |
Por qué se registra así: el arriendo es un gasto y aumenta en el Debe. El IVA de la factura también es crédito tributario, igual que en las compras. Sale dinero del banco, así que Bancos va al Haber.
Asiento 6 — Viernes 9 de octubre: abono al proveedor
Rosa abona $500 por transferencia a la deuda de la mercadería.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Proveedores | $500.00 | |
| Bancos | $500.00 |
Por qué se registra así: la deuda baja, y un pasivo disminuye en el Debe. Sale dinero del banco (Haber). Fíjate que aquí no hay IVA ni gasto: ya los registraste el día de la compra.
Asiento 7 — Sábado 10 de octubre: retiro de la dueña
Rosa saca $100 de la caja para gastos de su casa.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Retiros de la dueña | $100.00 | |
| Caja | $100.00 |
Por qué se registra así: ese dinero no es un gasto del negocio; es plata que la dueña se lleva. Va a una cuenta de retiros, que reduce su capital, y Caja baja en el Haber. Si lo registras como gasto, tu ganancia parecerá menor de lo que es.
Asiento 8 — Sábado 10 de octubre: depósito de efectivo en el banco
Al cierre de la semana, Rosa deposita $300 de la caja en la cuenta del negocio.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos | $300.00 | |
| Caja | $300.00 |
Por qué se registra así: el dinero solo cambia de lugar. No ganaste ni gastaste nada, pero si no lo anotas, tu caja y tu banco no van a cuadrar.
Resumen de la semana
| Cuenta | Total Debe | Total Haber | Saldo |
|---|---|---|---|
| Caja | $845.00 | $400.00 | $445.00 deudor |
| Bancos | $2,030.00 | $845.00 | $1,185.00 deudor |
| IVA en compras | $165.00 | $165.00 deudor | |
| IVA por pagar | $75.00 | $75.00 acreedor | |
| Proveedores | $500.00 | $920.00 | $420.00 acreedor |
| Ventas | $500.00 | $500.00 acreedor | |
| Compras | $800.00 | $800.00 deudor | |
| Gasto arriendo | $300.00 | $300.00 deudor | |
| Retiros de la dueña | $100.00 | $100.00 deudor | |
| Capital | $2,000.00 | $2,000.00 acreedor | |
| Totales | $4,740.00 | $4,740.00 |
Debe y Haber suman $4,740 cada uno. El libro de Rosa cuadra.
Cómo pasar de tu control de ventas diarias al libro diario
Si ya llevas tu control de ventas diarias (si todavía no, revisa nuestra guía de control de ventas diarias en el blog), tienes casi todo el trabajo hecho. No necesitas un asiento por cada cliente. Basta con un asiento por día con el total, separado por forma de pago.
Supón que tu control del martes dice: efectivo $345 y transferencias $230. Total: $575, IVA incluido.
- Saca la base sin IVA: divide el total para 1.15. En este caso, $575 ÷ 1.15 = $500.
- Saca el IVA: resta la base del total. $575 − $500 = $75.
- Arma el asiento: cada forma de pago va al Debe, y Ventas e IVA van al Haber.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | $345.00 | |
| Bancos | $230.00 | |
| Ventas | $500.00 | |
| IVA por pagar | $75.00 |
Si tienes el total en la celda B2 de Excel, estas fórmulas separan la base y el IVA:
=REDONDEAR(B2/1.15;2)
=B2-REDONDEAR(B2/1.15;2)
Si tu Excel usa coma decimal, escribe 1,15 en lugar de 1.15. Y si vendes productos con IVA 0%, súmalos aparte y regístralos directo en Ventas, sin separar IVA.
Cómo comprobar que tu libro diario está bien
Dedica diez minutos al final de cada semana a estas tres revisiones:
- Suma el Debe y el Haber. Revisa primero cada asiento por separado y luego el total del período. Si no son iguales, busca el asiento que no cuadra, casi siempre es un número mal copiado.
- Revisa que el IVA quede separado. El IVA que cobras (IVA por pagar) y el IVA que pagas (IVA en compras) deben estar en cuentas distintas. En el ejemplo, Rosa cobró $75 y pagó $165, así que esta semana tiene $90 de crédito tributario a su favor.
- Cuadra con la realidad. Cuenta el efectivo de tu caja y revisa el saldo de tu banco. En el ejemplo, Rosa debería tener $445 en caja y $1,185 en el banco. Si la cuenta física no coincide con tu libro, falta un movimiento o hay uno mal registrado.
Los 5 errores más comunes de los pequeños negocios
- Mezclar gastos personales con los del negocio. El almuerzo de tu familia o la recarga de tu celular personal no son gastos del negocio. Regístralos como retiros, como hizo Rosa.
- Registrar ventas sin separar el IVA. Si anotas $115 como venta, crees que vendiste más de lo que en realidad es tuyo, y al momento de declarar te encuentras con una sorpresa.
- Olvidar las compras a crédito. Como no sale dinero ese día, muchos no las anotan. Luego aparece la deuda con el proveedor y no saben de dónde salió.
- Anotar días después. La memoria falla. Mientras más tarde registras, más probable es que se te pase una factura o confundas montos.
- No numerar los asientos. Sin número, no sabes si falta alguno ni puedes ubicar rápido un movimiento cuando tu contador o el SRI te pregunte.
Del libro diario a decisiones: precio de venta y cotizaciones
Tu libro diario no es solo para cumplir. Es la fuente de los números que necesitas para decidir.
Con una semana registrada como la de Rosa, ya sabes cuánto pagas de arriendo, cuánto gastas en mercadería y cuánto vendes realmente sin IVA. Con esos datos puedes revisar si tus precios cubren tus costos y te dejan margen. Si quieres profundizar, en el blog tenemos guías para calcular tu precio de venta y para armar cotizaciones que no te hagan perder plata.
Para el cálculo en sí, la Calculadora de Precios te ayuda a definir tu precio de venta, tu margen de ganancia y los costos por producto, para saber cuánto cobrar con números reales y no a ojo. Así, cuando un cliente te pida una cotización, respondes con seguridad.
Llevar tu libro diario es un hábito que se construye en pocas semanas: un asiento al día y una revisión los sábados. Si quieres tener en un solo lugar tus ingresos y gastos, el cierre y arqueo de caja, el costo de ventas y tu estado de resultados, la Plantilla de Contabilidad Todo en Uno es el siguiente paso natural para ordenar tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un asiento contable con un ejemplo sencillo?
Un asiento contable es el registro de un movimiento del negocio en el libro diario, con al menos una cuenta en el Debe y otra en el Haber por el mismo valor. Por ejemplo, si pagas $50 de luz por transferencia, cargas Gasto servicios básicos $50 y abonas Bancos $50. Así sabes en qué se fue la plata y de dónde salió.
¿Cuál es la diferencia entre el libro diario y el libro mayor?
El libro diario registra los movimientos en orden de fecha, uno tras otro, tal como ocurren. El libro mayor toma esos mismos asientos y los agrupa por cuenta, para que veas el saldo de Caja, Bancos o Ventas en un solo lugar. Primero llenas el diario y luego pasas cada valor al mayor; ambos usan la misma información.
¿Estoy obligado a llevar libro diario si soy emprendedor RIMPE en Ecuador?
Depende de tu caso. En general, las personas naturales en el régimen RIMPE que no superan los límites de ingresos, capital o costos fijados por la normativa no están obligadas a llevar contabilidad completa, aunque sí deben llevar un registro de ingresos y gastos. Los umbrales y las reglas cambian, así que revisa la normativa vigente del SRI o consulta con un contador.
¿Cómo registro el IVA del 15% en el libro diario?
Separa el IVA del valor de la venta o compra. Cuando vendes, el IVA del 15% va al Haber en una cuenta como IVA por pagar; cuando compras con factura, va al Debe como IVA en compras o crédito tributario. Por ejemplo, una venta de $115 se registra con Ventas $100 e IVA por pagar $15. Al final del mes comparas ambas cuentas para tu declaración.
¿Puedo llevar el libro diario en Excel?
Sí. Excel es una buena opción para empezar, porque puedes sumar el Debe y el Haber con fórmulas y detectar errores al instante. Lo importante es respetar el orden por fecha, numerar cada asiento y separar el IVA. Si prefieres no armarlo desde cero, la plantilla se descarga gratis desde este artículo y te sirve como punto de partida.
¿Cada cuánto debo registrar los asientos?
Lo ideal es registrar todos los días, o al menos al cierre de cada jornada, mientras tienes frescas las facturas y los comprobantes. Si tu negocio tiene pocos movimientos, puedes hacerlo cada dos o tres días, pero nunca dejes pasar la semana. Mientras más esperas, más fácil es olvidar una compra a crédito o confundir un pago personal con uno del negocio.
