Los costos fijos son los que pagas cada mes aunque no vendas nada, como el arriendo, los sueldos y el internet. Los costos variables suben o bajan según cuánto vendes o produces, como la materia prima, los empaques o las comisiones por pago con tarjeta. Separarlos te dice cuánto debes vender para no perder plata y si tu negocio de verdad es rentable.
Si buscas costos fijos y variables ejemplos que se parezcan a tu negocio, esta guía no se queda en la teoría. Vas a encontrar montos de referencia en dólares, tablas por tipo de negocio y un cálculo paso a paso para decidir qué precio poner y cuánto necesitas vender cada mes.
Qué son los costos fijos y los costos variables
Costos fijos: son los gastos que tu negocio paga cada mes sin importar cuánto venda. Si este mes vendes el doble o no vendes nada, el valor se mantiene igual.
Costos variables: son los gastos que crecen o bajan según tu nivel de ventas o producción. Si no vendes nada, estos costos son cero o casi cero.
Existe un tercer grupo que confunde a muchos emprendedores:
Costos mixtos o semivariables: tienen una parte fija y otra que cambia con la actividad. Por ejemplo:
- La luz de un local con maquinaria: pagas un consumo base aunque el horno o la máquina de coser estén apagados, pero la planilla sube cuando produces más.
- El plan de celular con recargas: el plan mensual es fijo, pero las recargas extra por atender más pedidos por WhatsApp son variables.
Para los costos mixtos, toma como parte fija lo que pagas en un mes flojo y trata el resto como variable.
Cuando tengas dudas con cualquier gasto, usa esta regla rápida: ¿lo pagaría este mes si no vendo nada? Si la respuesta es sí, es fijo. Si es no, es variable.
Costos fijos: ejemplos comunes en negocios de Ecuador
Estos son los costos fijos más frecuentes en un negocio pequeño. Los montos son referenciales y cambian según la ciudad, el tamaño y el sector:
- Arriendo del local: entre $250 y $900 al mes en zonas comerciales de Quito, Guayaquil o Cuenca.
- Sueldos fijos y aportes al IESS: a cada sueldo súmale el aporte patronal, que ronda el 12,15%. Un empleado con sueldo de $500 le cuesta al negocio unos $61 adicionales solo en IESS.
- Décimo tercero y décimo cuarto sueldo: aunque se pagan en fechas puntuales, divídelos para 12 y súmalos cada mes. El décimo tercero equivale a un sueldo adicional al año (unos $42 al mes para un sueldo de $500) y el décimo cuarto a un salario básico al año (unos $40 al mes).
- Fondos de reserva: desde el segundo año del trabajador, suma el 8,33% de su sueldo.
- Contador: entre $50 y $150 al mes para un negocio pequeño.
- Internet y plan celular: entre $40 y $70 al mes entre los dos.
- Patente municipal y permisos anuales: la patente, el permiso de funcionamiento y el de bomberos se pagan una vez al año. Divide el total para 12 y regístralo como gasto mensual.
- Software o suscripciones: facturación electrónica, sistema de citas o de inventario, entre $10 y $40 al mes.
- Cuota de préstamo: si compraste una máquina, un vehículo o hiciste la adecuación del local con crédito, la cuota mensual es fija.
Un punto que muchos pasan por alto: el sueldo del dueño también es un costo fijo. Si tú atiendes el negocio, tu trabajo tiene un valor y debe estar en la lista, aunque hoy no te lo pagues.
Costos variables: ejemplos comunes
Estos gastos se mueven al ritmo de tus ventas:
- Materia prima e insumos: harina, café, tela, tintes, repuestos, todo lo que se usa para producir o prestar el servicio.
- Empaques y fundas: vasos, cajas, etiquetas, fundas con logo.
- Comisión del datáfono o de la pasarela de pagos: cada cobro con tarjeta o link de pago tiene una comisión, que suele estar entre el 3% y el 6% de la venta.
- Envíos y delivery: el courier para despachar a otra ciudad o la comisión de las apps de entrega, que puede llegar al 20% o 30% del pedido.
- Comisiones a vendedores: el porcentaje que ganan tus vendedores o revendedoras por cada venta.
- Horas extra por pedidos grandes: si un pedido especial obliga a tu equipo a quedarse más tiempo, ese pago extra es variable.
¿Y el IVA del 15%? El IVA que pagas a tus proveedores no es un costo si lo recuperas como crédito tributario, es decir, si cobras IVA en tus ventas y lo compensas en tu declaración. En ese caso, registra tus compras sin IVA. Pero si tu negocio no cobra IVA (por ejemplo, algunos negocios populares del RIMPE) o vendes productos con tarifa 0%, ese IVA no lo recuperas y sí forma parte de tu costo.
Ejemplos por tipo de negocio
Para que veas cómo se aplica en la práctica, aquí tienes tres casos con montos realistas en USD.
1. Cafetería o panadería en Quito
Vende principalmente un combo de café con sándwich a $4.
| Costo fijo | Monto mensual | Costo variable | Monto por venta |
|---|---|---|---|
| Arriendo del local | $600 | Café y leche | $0,35 |
| Sueldo de 1 empleado con IESS y décimos | $640 | Pan y relleno del sándwich | $0,90 |
| Cuota del préstamo de la cafetera | $400 | Vaso, servilleta y funda | $0,20 |
| Contador | $80 | Comisión del datáfono (promedio) | $0,15 |
| Internet, celular y permisos prorrateados | $80 | Comisión de app de delivery | 25% del pedido, solo en esos pedidos |
Total: $1.800 de costos fijos al mes y $1,60 de costo variable por combo vendido en el local.
2. Tienda de ropa online que vende por Instagram y WhatsApp
Opera desde casa y compra prendas a proveedores para revenderlas.
| Costo fijo | Monto mensual | Costo variable | Monto por prenda |
|---|---|---|---|
| Sueldo de la dueña | $500 | Prenda comprada al proveedor | $12 |
| Publicidad mensual fija en Instagram | $150 | Funda, etiqueta y tarjeta | $0,50 |
| Contador | $60 | Envío por courier | $3 a $5 |
| Plan celular y datos | $30 | Comisión de la pasarela de pagos | 5% de la venta |
| Apps de diseño y catálogo | $25 | Comisión de revendedoras | 10% de la venta |
3. Peluquería de barrio
Atiende cortes, tintes y tratamientos con una estilista y la dueña.
| Costo fijo | Monto mensual | Costo variable | Monto por servicio |
|---|---|---|---|
| Arriendo del local | $400 | Tinte y productos por aplicación | $4 a $8 |
| Sueldo base de la estilista con IESS y décimos | $640 | Comisión de la estilista | 30% del servicio |
| Consumo base de luz y agua | $60 | Lavandería de toallas y capas | $0,50 |
| Sistema de citas y facturación | $20 | Comisión del datáfono | 4% del cobro |
| Patente y permisos prorrateados | $15 | Shampoo y acondicionador por lavado | $0,40 |
Fíjate en que la peluquería tiene un pago mixto para la estilista: un sueldo base fijo más una comisión variable. Es una forma común de repartir el riesgo cuando las ventas cambian mucho de un mes a otro.
Cómo separar tus costos en 4 pasos
- Junta los gastos de los últimos 3 meses. Revisa tu estado de cuenta bancario, las facturas electrónicas que recibiste en el portal del SRI y los recibos de pagos en efectivo. Tres meses te dan un promedio más real que un solo mes.
- Clasifica cada gasto con la regla del "¿lo pagaría sin vender?". Marca cada línea como fija, variable o mixta. En los mixtos, separa la parte base de la parte que cambia.
- Calcula el costo variable por unidad. Divide el costo variable total del mes para las unidades que vendiste. Si gastaste $1.200 en insumos y empaques y vendiste 750 combos, tu costo variable por unidad es $1,60.
- Suma los costos fijos del mes. Incluye los pagos anuales divididos para 12, los décimos prorrateados y tu propio sueldo.
Lo ideal es que registres esta separación en el mismo lugar donde llevas tu presupuesto mensual, así cada mes ves de un vistazo si algún gasto se disparó. Si prefieres tener ingresos, gastos, cierre de caja, costo de ventas y estado de resultados en un solo archivo, la Plantilla de Contabilidad Todo en Uno te ayuda a mantener todo ordenado.
Para qué te sirve: precio de venta y punto de equilibrio con un ejemplo
Separar tus costos tiene un objetivo práctico: saber cuánto necesitas vender para no perder y si tu precio está bien puesto.
Volvamos a la cafetería de Quito:
- Costos fijos: $1.800 al mes
- Precio del combo de café con sándwich: $4
- Costo variable por combo: $1,60
Primero calcula el margen de contribución, que es lo que te queda de cada venta para cubrir los costos fijos:
$4 − $1,60 = $2,40 por combo
Luego aplica la fórmula del punto de equilibrio:
Punto de equilibrio (en unidades) = Costos fijos ÷ (Precio de venta − Costo variable por unidad)
1.800 ÷ 2,40 = 750 ventas al mes
Si abre 30 días, la cafetería necesita vender 25 combos al día solo para cubrir sus costos. Desde el combo número 751 empieza la ganancia.
Este número te ayuda a tomar decisiones concretas:
- Si vendes menos de 25 al día: necesitas subir el precio, bajar el costo variable (negociar con el proveedor de pan, por ejemplo) o reducir algún costo fijo.
- Si piensas subir el precio a $4,50: el margen pasa a $2,90 y el punto de equilibrio baja a unas 621 ventas al mes, cerca de 21 al día.
- Si quieres contratar a otra persona: suma su costo total a los fijos y mira cuántas ventas adicionales necesitas para pagarle.
Si quieres profundizar en este cálculo, en nuestro artículo sobre punto de equilibrio encontrarás más casos y variantes.
¿Tu negocio es rentable si no te pones sueldo?
Respuesta directa: si no incluyes tu sueldo en los costos fijos, la ganancia que ves es falsa. Lo que crees que es utilidad es, en realidad, tu salario disfrazado.
Mira este ejemplo. Una emprendedora dice: "Mi negocio me deja $900 al mes". Pero trabaja 60 horas a la semana atendiendo, comprando y haciendo cuentas. Si contratara a alguien para hacer ese trabajo, le pagaría unos $700 de sueldo, más cerca de $85 de aporte patronal al IESS y unos $98 al mes de décimos prorrateados. Eso suma alrededor de $883 al mes.
Entonces, la rentabilidad real del negocio es de apenas $17 al mes. Prácticamente cero. El negocio no gana: solo le paga un sueldo a su dueña, y con muchas más horas que un empleo normal.
El paso práctico es sencillo:
- Asígnate un sueldo realista: lo que costaría contratar a alguien que haga tu trabajo, con IESS y décimos incluidos.
- Súmalo a tus costos fijos.
- Vuelve a calcular el punto de equilibrio.
En la cafetería, si la dueña se asigna esos $883, los costos fijos pasan de $1.800 a $2.683. El nuevo punto de equilibrio es 2.683 ÷ 2,40 = 1.118 ventas al mes, unas 38 al día. Ese es el número que de verdad le dice si su negocio funciona.
Errores frecuentes al clasificar costos
- Meter las compras de inventario como costo fijo. Comprar mercadería no es un gasto fijo: es costo variable que se reconoce cuando vendes el producto. Si un mes compras mucho stock, no significa que tus costos fijos subieron.
- Olvidar los pagos anuales. La patente, los seguros, la renovación de permisos o el dominio de tu página web llegan una vez al año y te toman por sorpresa. Divídelos para 12 y apártalos cada mes.
- No prorratear los décimos. Si no los sumas mes a mes, en agosto o septiembre (décimo cuarto, según la región) y en diciembre (décimo tercero) vas a sentir que el negocio perdió plata de golpe.
- Mezclar gastos personales con los del negocio. El supermercado de la casa o la gasolina del paseo familiar no son costos del negocio. Si los mezclas, tus números nunca van a cuadrar. Lo más sano es tener una cuenta bancaria solo para el negocio.
- Creer que "fijo" significa "no se puede bajar". Fijo quiere decir que no depende de las ventas, no que sea intocable. Puedes renegociar el arriendo, cambiar de plan de internet, cancelar suscripciones que no usas o buscar un contador con mejor tarifa.
Una vez que tienes tus costos separados, el siguiente paso es convertirlos en precios bien calculados. La Calculadora de Precios te ayuda a definir tu precio de venta, tu margen de ganancia, los costos por producto y tu punto de equilibrio, para que sepas exactamente cuánto cobrar sin adivinar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre costos fijos y variables con ejemplos?
Los costos fijos se pagan cada mes aunque no vendas nada, como el arriendo, los sueldos, el contador o el internet. Los costos variables cambian según cuánto vendes o produces, como la materia prima, los empaques, los envíos y la comisión del datáfono. Si tu venta se duplica, los fijos se mantienen y los variables crecen casi en la misma proporción.
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
Asígnate un sueldo realista, el que le pagarías a alguien por hacer tu trabajo, e inclúyelo en los costos fijos. Luego resta todos los costos de tus ventas del mes. Si todavía queda ganancia, tu negocio es rentable. Si el resultado es cero o negativo, lo que creías ganancia era solo tu salario disfrazado y necesitas subir precios, vender más o bajar costos.
¿Cómo calculo el punto de equilibrio de mi negocio con un ejemplo?
Usa esta fórmula: punto de equilibrio = costos fijos ÷ (precio de venta − costo variable por unidad). Por ejemplo, una cafetería con costos fijos de $1.800 al mes vende un combo a $4 que le cuesta $1,60 en insumos. Gana $2,40 por venta, así que necesita 1.800 ÷ 2,40 = 750 ventas al mes, unas 25 al día, para no perder.
¿La luz y el agua son costos fijos o variables?
Depende del negocio. En una oficina o tienda pequeña, la planilla de luz y agua casi no cambia y puedes tratarla como costo fijo. En una panadería, lavandería o taller con máquinas, el consumo sube con la producción, así que es un costo mixto: toma el valor de un mes flojo como parte fija y el resto como variable.
¿El sueldo de los empleados es costo fijo o variable?
El sueldo fijo mensual, junto con el aporte patronal al IESS, los décimos y los fondos de reserva, es un costo fijo porque lo pagas aunque ese mes vendas poco. En cambio, las comisiones por venta, las horas extra por pedidos grandes y el pago por servicio realizado son costos variables, porque dependen directamente de cuánto vendes o produces.
¿Cada cuánto debo revisar mis costos fijos y variables?
Revisa tus costos una vez al mes, al cerrar las ventas y los gastos, para detectar a tiempo si algo subió. Además, vuelve a calcular todo cuando cambie el precio de tus proveedores, suba el arriendo, contrates a alguien o ajustes tus precios. Una revisión a fondo cada tres meses te ayuda a encontrar gastos que ya no necesitas.
