Resumen rápido: Un buen planificador de viajes en Excel cubre 5 cosas: presupuesto por categoría, itinerario día a día con horarios, checklist de cosas a hacer antes del viaje, packing list, y seguimiento de gastos en destino. Funciona offline, sincronizable con Google Sheets, y a diferencia de apps como TripIt o Wanderlog, no cobra mensualidad.
Por qué un planificador en Excel y no una app
Las apps de viajes (TripIt Pro, Wanderlog Pro, Roadtrippers) cobran entre $30-50 USD al año. Para lo que hacen, Excel ofrece la misma funcionalidad sin internet en destino (importante cuando no tienes wifi en el avión o en zonas rurales).
Ventajas reales de Excel/Google Sheets para viajar:
- Offline — abres el archivo en el celular sin datos
- Personalizable — cualquier dato que quieras agregar
- Compartible — toda la familia o grupo lo ve en tiempo real
- Sin login — no necesitas crear cuentas
- Permanente — lo guardas para siempre, no depende de que la app siga existiendo
Las 5 secciones de un planificador completo
1. Información general del viaje
- Destino(s)
- Fechas
- Número de viajeros
- Tipo de viaje (familia, pareja, solo, amigos)
- Moneda local y tipo de cambio
2. Presupuesto
| Categoría | Presupuesto | Real | Diferencia |
|---|---|---|---|
| ✈️ Vuelos | $800 | $750 | +$50 |
| 🏨 Hospedaje | $600 | $620 | -$20 |
| 🍽️ Comida | $400 | $480 | -$80 |
| 🎯 Actividades | $300 | $250 | +$50 |
| 🚗 Transporte | $150 | $130 | +$20 |
| 🛍️ Compras/regalos | $200 | $300 | -$100 |
| 📋 Imprevistos | $150 | $80 | +$70 |
| TOTAL | $2,600 | $2,610 | -$10 |
3. Itinerario día a día
Por cada día del viaje:
- Hora y actividad
- Lugar
- Costo aproximado
- Notas (reservas, direcciones, contactos)
Ejemplo:
DÍA 3 - Roma
09:00 - Vaticano (entrada con tour) - €25/persona
13:00 - Almuerzo en Trastevere - €30
15:00 - Coliseo + Foro (entrada combinada) - €18
19:00 - Cena cerca del hotel
4. Checklist pre-viaje
Lo que se olvida con más frecuencia:
- Pasaporte vigente (mín 6 meses)
- Visa si aplica
- Vacunas requeridas
- Seguro de viaje
- Notificar al banco viaje internacional
- Imprimir o digitalizar reservas
- Cargar adaptador eléctrico del país destino
- Descargar mapas offline
- Llevar copias de documentos importantes
- Confirmar transporte aeropuerto-hotel
5. Packing list
Por categorías:
Documentos:
- Pasaporte / DNI
- Boletos de avión
- Reservas de hotel
- Seguro de viaje
- Tarjetas de crédito
- Dinero en efectivo
Ropa (ajustar según destino):
- X camisetas
- X pantalones/shorts
- Ropa interior
- Calzado cómodo + uno elegante
- Chaqueta/abrigo si aplica
Electrónicos:
- Cargador del celular
- Adaptador internacional
- Power bank
- Auriculares
- Cámara (opcional)
Higiene y salud:
- Cepillo y pasta dental
- Shampoo (formato viaje)
- Bloqueador solar
- Medicamentos personales + kit básico
- Repelente si aplica
6. Seguimiento de gastos en destino
El error más común: gastas más de lo planeado y te das cuenta el último día.
Solución: anota cada gasto al momento (toma 10 segundos). Al final del día, suma y compara con tu presupuesto diario.
Tips para viajes en familia
Cuando viajan 4+ personas:
- Asigna roles — quien lleva la cámara, quien tiene el mapa, quien lleva snacks
- Pre-acuerda compras grandes — si vas a comprar souvenir de $100, comunica al grupo
- Crea una "kitty" — fondo común para gastos compartidos (taxis, propinas, alquiler de auto)
- Ten un plan B para cada día — si llueve, ¿qué hacen?
- Día libre cada 3-4 días — sin actividades programadas. Todos lo necesitan.
Plantilla Planificador de Viajes
La Plantilla Planificador de Viajes de Motivando integra todo en un solo archivo:
- Búsqueda de vuelos y hospedaje — donde guardas opciones que estás comparando
- Resumen del destino con información clave
- Itinerario detallado día por día
- Checklist pre-viaje editable y reutilizable
- Packing list con plantillas por tipo de viaje (playa, ciudad, frío, etc.)
- Configuración por destino — moneda, tipo de cambio, clima
- Seguimiento de gastos real vs presupuesto
- Resumen final del viaje con métricas
Funciona en Excel y Google Sheets. Una vez configurada, la usas para todos tus viajes futuros.
Ver plantilla Planificador de Viajes →
El próximo viaje no se planea solo. La Plantilla Planificador de Viajes te ahorra horas de pestañas abiertas y notas sueltas. Sin suscripciones, sin internet requerido — solo abres el archivo y planeas.