Un estado de resultados es el resumen de un periodo (mes o año) que resta a tus ventas el costo de lo vendido, los gastos del negocio y tu propio sueldo para mostrar si ganaste o perdiste dinero. Ejemplo: una tienda en Quito que vende USD 8.000 al mes, con USD 4.800 de costo de mercadería, USD 1.700 de gastos y USD 600 de sueldo del dueño, gana USD 900 antes de impuestos. Si al incluir tu sueldo el resultado queda en cero o negativo, tu negocio todavía no es rentable.
En este artículo vas a ver un estado de resultados ejemplo con números de una pyme ecuatoriana, línea por línea, para que lo copies con tus propias cifras. No necesitas saber contabilidad. Necesitas tus ventas del mes, tus compras y tus gastos.
Qué es un estado de resultados (en palabras de negocio, no de contador)
En una frase: el estado de resultados te dice cuánto ganaste o perdiste en un periodo después de pagar todo, incluido tu trabajo.
Te sirve para tres decisiones que tomas todo el tiempo:
- Precios: si lo que te queda después del costo de la mercadería no alcanza para cubrir los gastos, el problema puede estar en el precio.
- Gastos: ves con claridad cuánto se va en arriendo, personal, transporte o publicidad, y cuál está creciendo.
- Tu sueldo: sabes si el negocio puede pagarte o si sigues trabajando gratis.
Un punto que confunde a muchos emprendedores: el estado de resultados no es lo mismo que el flujo de caja. El flujo de caja muestra la plata que entró y salió. El estado de resultados muestra si ganaste. Puedes tener la caja llena porque todavía no pagaste a un proveedor, o vender mucho a crédito y quedarte sin efectivo. Vender mucho y tener plata en caja no significa ganar.
Estado de resultados ejemplo paso a paso: una tienda de barrio en Ecuador
Imagina a Rosa, que tiene una tienda de abarrotes en el norte de Quito. Tiene una empleada a tiempo completo y ella misma atiende el local todos los días. Este es su estado de resultados de un mes:
| Concepto | USD | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Ventas brutas | 8.150 | Suma de las ventas diarias del mes |
| (−) Devoluciones y descuentos | 150 | Productos devueltos y rebajas |
| 1. Ventas netas | 8.000 | 8.150 − 150 |
| 2. (−) Costo de ventas | 4.800 | Lo que te costó la mercadería que vendiste |
| 3. Utilidad bruta | 3.200 | 8.000 − 4.800 |
| Margen bruto | 40 % | 3.200 ÷ 8.000 |
| Arriendo | 500 | Pago mensual del local |
| Servicios básicos | 140 | Luz, agua, internet y teléfono |
| Sueldo de la empleada | 500 | Sueldo mensual |
| Aporte patronal al IESS | 56 | 11,15 % del sueldo |
| Provisión de décimos | 82 | Décimo tercero y cuarto, prorrateados por mes |
| Transporte y fletes | 180 | Traer mercadería al local |
| Publicidad | 100 | Volantes, redes, rótulos |
| Otros gastos | 142 | Comisiones del datáfono, mantenimiento, útiles |
| 4. Total gastos operativos | 1.700 | Suma de los gastos anteriores |
| 5. Sueldo de la dueña | 600 | Lo que Rosa se paga por su trabajo |
| 6. Utilidad operativa | 900 | 3.200 − 1.700 − 600 |
| 7. (−) Participación de trabajadores | 135 | 15 % de 900 |
| (−) Impuesto a la renta (estimado) | 80 | Según su régimen (ver nota) |
| 8. Utilidad neta | 685 | 900 − 135 − 80 |
Así se lee cada bloque:
- Ventas netas: lo que realmente vendiste. Si haces descuentos o te devuelven productos, se restan aquí.
- Costo de ventas: no son todas las compras del mes, sino el costo de lo que salió vendido. Más abajo verás cómo sacarlo.
- Utilidad bruta y margen bruto: lo que te queda de cada venta para pagar todo lo demás. Rosa conserva 40 centavos de cada dólar vendido.
- Gastos operativos: lo que cuesta tener el negocio abierto. Si tienes personal, incluye su sueldo, el aporte patronal al IESS y la provisión mensual de los décimos, aunque los pagues en otra fecha.
- Sueldo del dueño: va en una línea propia, separado del personal. Es la línea que casi todos olvidan.
- Utilidad operativa: lo que gana el negocio con su operación normal.
- Participación de trabajadores e impuesto a la renta: si tienes empleados, la ley contempla el 15 % de participación sobre las utilidades. El impuesto depende de tu régimen: en RIMPE se calcula con una tabla sobre tus ingresos y en el régimen general sobre la utilidad. Los valores del ejemplo son ilustrativos; confirma los tuyos con tu contador.
- Utilidad neta: lo que realmente le quedó al negocio en el mes.
La lectura del resultado: la tienda de Rosa es rentable, porque después de pagarle un sueldo todavía le quedan USD 685. Su margen bruto de 40 % le da espacio, pero los gastos operativos se llevan más de la mitad de ese margen. Si el arriendo o el transporte suben, su utilidad se achica rápido.
Segundo ejemplo corto: un negocio de servicios
Ahora piensa en Andrés, que tiene una pequeña consultora contable en Guayaquil y trabaja solo con algunos clientes fijos. Aquí casi no hay mercadería: lo que vende son sus horas.
| Concepto | USD | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Ventas netas | 3.500 | Honorarios facturados en el mes |
| (−) Costos directos | 300 | Software y apoyo externo por cliente |
| (−) Gastos operativos | 900 | Oficina compartida, internet, transporte |
| (−) Sueldo del dueño | 1.200 | Lo que Andrés se paga por su trabajo |
| Utilidad operativa | 1.100 | 3.500 − 300 − 900 − 1.200 |
En un negocio de servicios el peso está en los gastos y, sobre todo, en las horas del dueño. Si Andrés trabaja 160 horas al mes, su sueldo equivale a USD 7,50 por hora. Si un cliente le pide más horas sin pagar más, el costo no aparece en "mercadería": aparece en su tiempo.
El formato es el mismo para cualquier negocio. Solo cambian las líneas que pesan más.
¿Tu negocio es rentable si nunca te pones sueldo?
Esta es la pregunta más importante del artículo. Si no incluyes tu sueldo, la utilidad está inflada. Ese dinero que "gana" el negocio es, en realidad, el pago por tu trabajo. Estás regalando tus horas y llamándolo ganancia.
Para fijar un sueldo razonable:
- Pregúntate cuánto le pagarías a otra persona por hacer exactamente lo que tú haces: atender, comprar, cobrar, administrar.
- Como mínimo, usa el salario básico unificado vigente. Si tu trabajo incluye administrar todo el negocio, lo justo es más.
- Anótalo cada mes como una línea fija, aunque algunos meses no puedas retirarlo completo.
Mira la diferencia con una tienda parecida a la de Rosa, pero con menos ventas:
| Concepto | Sin sueldo (USD) | Con sueldo (USD) |
|---|---|---|
| Ventas netas | 6.000 | 6.000 |
| (−) Costo de ventas | 3.900 | 3.900 |
| (−) Gastos operativos | 1.700 | 1.700 |
| (−) Sueldo del dueño | 0 | 600 |
| Utilidad operativa | 400 | −200 |
Sin sueldo, el negocio parece que gana USD 400. Con sueldo, pierde USD 200 al mes. La realidad es la segunda columna: ese negocio solo se sostiene porque el dueño trabaja sin cobrar.
De dónde salen los números: tu control de ventas diarias
Un estado de resultados no se inventa a fin de mes. Sale de lo que registras todos los días.
Las ventas del mes son la suma de tu registro diario. Si llevas tus ventas en Excel con una fila por día, basta con sumar la columna:
=SUMA(B2:B31)
Si todavía no llevas ese registro, empieza por ahí: en nuestro artículo de control de ventas diarias te explicamos cómo hacerlo en pocos minutos al cerrar el local.
El costo de ventas sale de tus compras y tu inventario:
- Inventario al inicio del mes + compras del mes − inventario al final del mes = costo de ventas.
Por ejemplo: si empezaste con USD 3.000 en mercadería, compraste USD 5.000 y al final del mes te quedan USD 3.200, tu costo de ventas fue de USD 4.800.
Con eso, arma tu estado de resultados del mes en una sola sentada:
- Suma tus ventas diarias y resta devoluciones y descuentos.
- Calcula el costo de ventas con tu inventario inicial, compras e inventario final.
- Reúne tus gastos del mes con facturas, estados de cuenta y roles de pago, sin mezclar gastos personales.
- Resta tu sueldo y calcula la utilidad, primero operativa y luego después de participación e impuestos.
Cómo leer tu estado de resultados y qué hacer con él
Tener el número es la mitad del trabajo. La otra mitad es actuar. Fíjate en estas tres señales:
1. Margen bruto bajo → revisa tu precio. Si después del costo de la mercadería te queda muy poco, no hay forma de cubrir arriendo, personal y tu sueldo. Revisa nuestro artículo de cómo calcular el precio de venta y, si quieres hacer las cuentas por producto, la Calculadora de Precios te ayuda a definir margen de ganancia y cuánto cobrar.
2. Gastos que crecen más que las ventas → recorta o renegocia. Compara tu estado de resultados con el de meses anteriores. Si las ventas subieron 5 % y los gastos 15 %, revisa qué se disparó: arriendo, transporte, publicidad que no trae clientes. Renegocia con proveedores o elimina lo que no aporta.
3. Utilidad positiva sin sueldo, negativa con sueldo → el negocio depende de que trabajes gratis. Es la señal más seria. Necesitas subir precios, vender más o bajar gastos hasta que el negocio pueda pagarte.
Si quieres saber cuántas ventas necesitas para no perder, revisa nuestro post de punto de equilibrio paso a paso.
Errores comunes al hacer el estado de resultados
- Mezclar gastos personales con los del negocio. La compra del supermercado de la casa o la cuota del carro familiar no van aquí. Si mezclas, nunca sabrás si el negocio gana.
- Registrar las compras de inventario como gasto del mes. Si compras mercadería para tres meses, no la gastaste toda este mes. Lo que va al estado de resultados es el costo de lo que vendiste.
- Olvidar los gastos anuales. La patente municipal, permisos de funcionamiento, seguros o la matrícula del vehículo se pagan una vez al año. Divídelos para 12 y súmalos cada mes, así no te sorprenden.
- No incluir el sueldo del dueño. Ya viste lo que pasa: el negocio parece rentable cuando no lo es.
- Confundir ventas con cobros. Si vendiste a crédito, la venta cuenta en el mes en que la hiciste, aunque el cliente te pague después. Lo cobrado es tema del flujo de caja.
Hazlo hoy con la plantilla de Motivando
No esperes a fin de año para saber si tu negocio gana. La plantilla se descarga gratis desde este artículo: toma tus números del último mes y llénala hoy.
El primer mes cuesta un poco, porque tienes que buscar facturas y ordenar tus compras. Desde el segundo mes te toma minutos, y vas a tomar decisiones con números en lugar de corazonadas.
Si quieres llevar todo el ciclo en un solo lugar, la Plantilla de Contabilidad Todo en Uno es la más completa para tu caso: te ayuda con los ingresos y gastos, el cierre y arqueo de caja, el costo de ventas y el estado de resultados de tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi negocio es rentable si nunca me pongo sueldo?
Incluye tu sueldo como un gasto más del estado de resultados, con un valor igual a lo que pagarías a otra persona por hacer tu trabajo y nunca menor al salario básico vigente. Si después de restarlo la utilidad sigue siendo positiva, tu negocio es rentable. Si queda en cero o en negativo, el negocio solo funciona porque tú trabajas gratis.
¿Qué diferencia hay entre estado de resultados y flujo de caja?
El estado de resultados muestra si ganaste o perdiste en un periodo: ventas menos costos y gastos, aunque todavía no hayas cobrado o pagado. El flujo de caja muestra el dinero que realmente entró y salió de tu cuenta o tu caja. Puedes tener utilidad y quedarte sin efectivo por ventas a crédito, o tener plata en caja y estar perdiendo.
¿Cada cuánto debo hacer el estado de resultados de mi negocio?
Lo ideal es hacerlo cada mes, en los primeros días del mes siguiente, cuando ya tienes cerradas tus ventas, compras y gastos. Así detectas a tiempo un margen que baja o un gasto que se dispara. Además, suma los doce meses para tener el resultado anual, que te sirve para comparar años y conversar con tu contador antes de declarar.
¿Necesito un contador para hacer mi estado de resultados?
No para el estado de resultados de gestión, el que usas para tomar decisiones cada mes: con tu registro de ventas, tus compras y tus gastos lo puedes armar tú en una hoja de cálculo. Sí conviene un contador para los temas tributarios, como el impuesto a la renta, la participación de trabajadores y las declaraciones al SRI según tu régimen.
¿Qué es un buen margen de utilidad para una pyme en Ecuador?
Depende del giro. Un comercio de alta rotación, como una tienda de barrio, suele trabajar con márgenes brutos más bajos que un negocio de servicios, donde casi no hay costo de mercadería. Más que buscar una cifra ideal, compara tu margen mes a mes y asegúrate de que, después de pagar tu sueldo, la utilidad siga siendo positiva.
¿El estado de resultados sirve para declarar impuestos al SRI?
Sirve como base, pero no reemplaza la declaración. El estado de resultados que haces para gestionar tu negocio incluye cosas que el SRI trata distinto, como tu propio sueldo si eres persona natural, y en RIMPE el impuesto se calcula sobre tus ingresos, no sobre la utilidad. Úsalo para ordenar tus números y entrégaselo a tu contador para la declaración.
