Si eres empresario o quieres tener tu propio negocio entonces seguramente sabes que la contabilidad es un componente muy importante para cualquier empresa, pues no solamente te garantiza que todos tus gastos e ingresos estarán perfectamente ordenados a fin de evitar tanto gastos innecesarios como falta de inversiones en distintos rubros.
Sin embargo, gestionar manualmente la contabilidad es una tarea engorrosa, en especial si no se cuenta con el software adecuado, pues para realizar una administración eficiente es necesario realizar distintos cálculos y operaciones, además de tener en cuenta múltiples datos, soportes y un buen orden en las cuadrículas.
Ante este problema Microsoft desarrolló la aplicación Excel, que te permite realizar todo tipo de operaciones lógicas y matemáticas organizadas dentro de hojas de cálculo de dimensiones ajustables además de pestañas que representan los libros contables, pero ¿Cómo gestionar tu contabilidad en Excel? Si te estás haciendo esta pregunta entonces ¡Sigue leyendo este artículo! Pues a continuación te mostraremos cinco consejos para administrar las finanzas de tu empresa utilizando este software.
- Registra con detalle todos tus gastos
Una de las grandes ventajas de Excel como software contable es la versatilidad que tienen sus hojas de cálculo. En ese sentido, puedes utilizarlas tanto para registrar las ventas diarias o semanales de tu empresa o tomar nota de cada uno de los gastos de ella. Es justamente este último aspecto el que más te recomendamos pues a muchos empresarios, tanto primerizos como experimentados, les sucede que por falta de controles rigurosos en los gastos se salen del presupuesto o no invierten lo suficiente.
Para realizar un registro de gastos en Excel puedes crear una pequeña tabla en la que indiques cuál es el rubro en el que invertiste una parte de tu presupuesto empresarial seguido de la cifra que se invirtió, de ese modo puedes realizar una proyección más objetiva de la cantidad de dinero que necesitas recaudar por medio de las ventas, préstamos, donaciones o cualquier otra forma de ingresos además de determinar qué gastos se tornan innecesarios en función de su rendimiento en la empresa.
Un excelente complemento a este tipo de registros son los gráficos disponibles en Excel, pues te permiten tener una visión más clara de la evolución de los egresos de tu negocio con el fin de evaluar si las soluciones que has implementado para mejorar tu rendimiento corporativo han sido exitosas.
- Controla la fiscalidad de tu negocio
A la hora de gestionar la contabilidad de tu empresa en Excel es una buena idea tener en cuenta los asuntos fiscales, es decir, todo lo relacionado con el desarrollo de las declaraciones de impuestos ante la entidad estatal que se encarga de recaudarlos, pues no realizar bien los cálculos correspondientes a este aspecto pueden generarte problemas tales como multas o sanciones.
En ese sentido, Excel puede resultarte bastante útil al momento de controlar los asuntos fiscales de tu negocio, pues junto con los precios unitarios de los productos que vendes puedes incluir el porcentaje de dicho precio que corresponde al pago de los impuestos al consumo para posteriormente incluirlo dentro de tus declaraciones, de este modo podrás tenerlas listas con mayor rapidez para entregarlas antes de las fechas límite definidas por los organismos recaudadores.
- Desarrolla una base de datos de tus clientes
Las bases de datos de clientes en Excel son una muy buena ayuda para gestionar la contabilidad de una empresa, sobre todo cuando necesitas realizar proyecciones de las tendencias de consumo de tus compradores en un software especializado, pues de esta manera podrás establecer los productos que tienen una mayor demanda para evitar pérdidas por caducidad al crear pedidos a las fábricas acordes con dichas tendencias.
Para crear una base de datos en Excel debes utilizar la función “Lista”, que te permite organizar los datos que ingresas en las celdas de acuerdo con un título que se encontrará en la primera fila y los registros, que se ubicarán en las columnas, de este modo cuando quieras agregar los datos de un nuevo cliente solo necesitarás utilizar un formulario para que dicha información se incluya de forma automática en la base de datos.
- Utiliza plantillas de contabilidad para simplificar tus tareas
El diseño de hojas de cálculo en Excel es una tarea que puede resultarte complicada, pues no solo implica que las tablas luzcan estéticas sino que también es necesario que estas solucionen de forma eficaz las necesidades de tu empresa. Es por esto que diseñamos algunas plantillas contables para Excel que te serán de mucha utilidad a la hora de gestionar las cuentas de tu empresa.
Nuestro producto de pago incluye más de 120 categorías diferentes en las que podrás rastrear el flujo de ingresos o egresos de tu negocio y el impuesto recibido o pagado sobre cada una de las ventas, además de crear un resumen anual de ingresos, gastos y ganancias e inventarios. ¡Una verdadera ayuda para tu compañía, en especial si eres un emprendedor primerizo!
- Crea una versión digital de tus libros contables
Para realizar una gestión contable eficiente en Excel te aconsejamos digitalizar el contenido de tus libros contables, pues aunque un respaldo físico es muy útil cuando ocurre un fallo eléctrico o de red, este puede dañarse o perderse con facilidad. Dentro de los libros de contabilidad básicos que debes incluir en Excel están:
- El libro diario, en donde agregas todas las operaciones de tu negocio organizadas por fecha.
- El libro de ventas e ingresos, en el que incluyes los valores y unidades vendidas junto con los impuestos que se pagan por cada una de ellas.
- Los libros de facturas emitidas y recibidas, en los que indicas los recibos de cada una de las compras e inversiones de tu negocio, así como las que usas para comprobar tus ventas numeradas de forma consecutiva.
- El libro de inventario, que refleja el valor de las existencias y bienes de tu compañía al término de un año fiscal.
Definitivamente Excel es un software útil para gestionar tu contabilidad, y con todos los consejos y plantillas que te mostramos en este artículo te aseguramos que esta administración será todavía más sencilla, así que ¡No dudes en seguir nuestras sugerencias!
